Eventos corporativos … 5 Tips para organizarlos

Eventos con Sentido

No cabe duda que en la actualidad cualquier empresa grande o pequeña que se desenvuelva en un mercado competitivo necesita organizar y participar en eventos. Eso aportará presencia de marca, recordación, captación de nuevos clientes, compromiso interno, lealtad a la empresa y sentido de pertenencia, entre otras cosas.
Pero la acción de organizar estos eventos puede ser complicada y terminar no siendo lo suficientemente exitosa.
A continuación ideas y sugerencias para llevarlos a cabo de manera exitosa.

1) Tener claros los objetivos que busco con el evento, ser coherente con lo que comunico por otros canales, y transmitir el mensaje en forma creativa e impactante.

2) Debemos definir para qué público objetivo realizaremos nuestro evento:

• Externo: Lanzamiento de productos, Inauguración, agasajo para clientes y distribuidores, cocktail para presentar nuevas autoridades, desayunos con medios de comunicación, etc.
• Interno: Workshops, Outdoors, Convenciones de Marketing y Ventas, Fiesta de Fin de Año, Aniversarios, After Office, etc.

3) Debemos definir qué estilo de evento organizaremos: Reuniones netamente laborales, Fiestas, Viajes, Participación en Congresos, etc.

4) Definitivamente los pequeños detalles hacen las grandes diferencias:
En un evento corporativo cada detalle cuenta, los invitados son el foco de nuestra atención para brindarles todo aquello que los haga sentir bien. Por eso es importante conocer a nuestros invitados, hacer inteligencia de nuestra audiencia participante para diseñar el evento. Contar con un equipo que sea profesional y se encargue de chequear en todo momento que lo planificado se esté implementando.

5) Listar las acciones a realizar:
Elegir el lugar o el destino. Contratar a una agencia de eventos o contratar a proveedores profesionales. Confeccionar un presupuesto detallado. Preparar el timeline y el check list, tener listo el material de trabajo (regalos, promocionales, recordatorios, etc). Pensar en un show acorde al evento. Preparar anticipadamente la conducción y animación del evento. Y prepararse para los imprevistos de último momento que necesitarán tomar decisiones rápidas.

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Eventos con Sentido

Día del Padre: Te regalamos 5 tips para organizarle un evento especial y sorprenderlo.

1) Que viva su día con los 5 sentidos:
Vista: Prepará una hermosa mesa familiar, con un super mantel y servilletas que hagan juego, decorá con flores de colores, y lindas copas.
Olfato: Cociná con tus propias manos el plato preferido de Papá y envolvé la casa con ese olor a comida casera hecha con el corazón.
Oído: Dale Play a la música favorita de papá, esa que lo transporta a lindos recuerdos y momentos mágicos vividos…
Gusto: Todos a la mesa y a probar todo lo preparado, la comida, la bebida (un buen vino por ejemplo) y un delicioso postre. Te garantizo que será lo mejor que papa haya probado alguna vez, ya que fue hecha con todo el amor y eso no se consigue ni en los mejores restaurantes del mundo.
Tacto: Tomá una cartulina de color y recortá una tarjeta, pegale dibujos, frases, texturas, escribile de puño y letra algo inolvidable, entregasela en mano y fundite en un abrazo de oso.
2) Para los papas fanáticos del futbol:
Está por empezar el evento más importante de futbol del mundo y tu Papá seguro lo está esperando con ansias; aprovechá esta ocasión y preparale el ambiente ideal en casa para ver los partidos juntos. Enfriá una cerveza, o descorchá un vino, serví un whisky o preparale el jugo de frutas predilecto, prepará una rica tabla de fiambres o una fuente de pororó. Si conocés que tiene preferencia por uno de los países que están jugando, conseguí alguna información y decoración del mismo; en resumen, crea un ambiente mundialista único que lo hará sentir parte, festejando su día.
3) Mi Papá es mi héroe:
Escribile una historia, un momento, algún recuerdo donde tu papá haya sido tu héroe, hacelo con tu propia letra y entrégaselo ese día; podés agregarle una foto juntos en un porta retratos que lo tendrá en su espacio preferido. Será un momento único y emotivo que no lo olvidara.
4) Papas amantes del cine, el arte o el teatro:
Si tenemos un papá amante de la cultura, regalale un día de cine con una película que le encantara verla contigo, o sacá dos tickets para una obra de teatro que esté en cartelera y disfrútenla juntos, o llevale a recorrer los museos que seguro le fascinaran por ejemplo: El Museo del Futbol (en la Conmebol- no olvides pedir turno con tiempo, ya que es con reserva), o el museo del Barro, o el museo sacro… O un tour de museos. Seguramente descubrirán cosas nuevas que les dejarán una gran enseñanza.
5) Papas deportistas/exploradores:
Si tu Papá disfruta de pasar un día al aire libre en compañía de sus hijos, organizá pasar el día en un club o un camping, y allí prepará diferentes actividades que incluyan su deporte favorito: una maratón familiar del día del padre, unos hoyos de golf, algunos sets de tenis, un arco hecho con 2 buzos y unos penales, o un recorrido disfrutando de las bondades de la naturaleza : avistaje de pájaros, de insectos, safari fotográfico, etc. Un lugar recomendado es el Carlos Franco Country & Golf Club. Donde podrán pasar el día o disfrutar de un fin de semana en el hotel del Country que cuenta con piletas, canchas de futbol, tenis. Ubicado en Arroyos y Estereos, a 67 Kilómetros de Asunción.

Y recuerda algo muy importante, no importa tanto lo que dices o haces el día del padre, sino lo mas importante es “cómo lo hagas sentir a papá”.

by Agrupando Ideas Producciones, Eventos con Sentido.

 

La “Hora Paraguaya” en los eventos.

Unos meses atrás participé de un evento de moda en el extranjero. Realmente colmó todas mis expectativas. Aprendí la importancia de los detalles, me emocioné con cada diseño maridado especialmente por la música, sentí que aquello no era un desfile más sino que era un show integral, una verdadera experiencia sensorial que había sido ideada, creada e implementada para cada uno de nosotros, los integrantes de la audiencia.
Pero una de las cosas que tomé nota en varias oportunidades fue la exquisita ejecución del timing del evento.
Qué importante fue sentir que los organizadores respetaron y valoraron mi tiempo y el de todos los participantes!
Qué importante fue ver cómo los asistentes respetaban y valoraban el tiempo de los organizadores logrando una amalgama perfecta donde todos ganamos!
En la app del evento que pude bajar a mi Smartphone estaba el programa completo y mostraba que a las 19:00 hs abría el desfile una marca reconocida. A las 19:00 hs estábamos todos ubicados en nuestros cómodos asientos cuando se encendieron las luces y la música subió el volumen mezclándose con las primeras modelos apareciendo en pasarela.
Un verdadero lujo organizativo donde todos nos sentimos felices y exitosos.
Sabemos que en ocasiones en Paraguay aún existe la famosa “Hora Paraguaya” en los eventos. Se invita a las 19:00 hs. para empezar una hora más tarde. Y allí surge el caos: retrasos, malestar del público, el no entender qué pasa, interrupción de las acciones, mala imagen de las marcas, baja performance de los organizadores, lo que hace concluir en un evento no del todo exitoso a pesar del esfuerzo y la inversión volcada en el mismo.
Podemos hablar de típica costumbre o de mala costumbre, pero personalmente prefiero hablar de falta de valorización a un recurso tan importante y valioso como lo es: “el tiempo de las personas”.
Me desafío a no sorprenderme en el futuro por la excelencia en la ejecución del timing la próxima vez que participe de un evento.
Mostremos al mundo y a las nuevas generaciones que en Paraguay somos profesionales, disfrutamos los eventos, y sobre todo que somos respetuosos de nuestro entorno social.
Asi pensamos y actuamos en Agrupando Ideas Producciones, la empresa organizadora de Eventos con Sentido.

 

by Lorena Peralta

Manager